【权责发生制会计】：按经济活动实际发生的时点确认收入和费用,而非按现金实际收付时点记录的会计方法。

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企业如何追踪资金：创始人完整指南

所有企业都通过一套名为记账的系统来追踪资金——记账是指以结构化、一致的方式记录所有财务交易的过程，这样您就能始终清楚地了解自己的收入、负债和财务状况。

如果没有可靠的记账系统，您就如同盲人摸象：无法预测现金需求、准确申报税款，也无法为投资者提供他们所要求的财务透明度。

复式记账：基础

现代簿记采用复式记账法，这套系统发明于15世纪的意大利，至今仍被所有正规企业广泛使用。其核心原则很简单：每一笔交易至少会影响两个账户。

例如，当您收到客户支付的5000美元时，您的现金账户和收入账户都会增加5000美元。当您支付1200美元的租金时，您的现金账户会减少，而租金支出账户会增加。

*复式记账法是一种记账方法，其中每一笔财务交易都至少记录在两个账户中——借方和贷方——以确保会计等式（资产 = 负债 + 所有者权益）始终保持平衡。

定义： 复式记账法是一种簿记方法，每笔财务交易至少记录在两个账户中——一个借方和一个贷方——确保会计等式（资产 = 负债 + 权益）始终平衡。*

这套系统建立了一个自动错误检测机制。如果你的账目不平衡，你就知道肯定出了问题。单式记账法（本质上就是一个简单的收支电子表格）或许能应付周末的柠檬水摊，但一旦涉及到应收账款、应付账款、库存或贷款，它就彻底失效了。

会计科目表

您的会计科目表是所有资金记录类别的总清单。您可以将其视为财务档案系统。典型的初创公司会计科目表包含五种顶级类型：

• ——企业拥有的东西（现金、应收账款、设备、预付费用）

• ——企业所欠的款项（应付账款、信用卡余额、贷款、递延收入）

• ——所有者的剩余权益（投资资本、留存收益）

• ——核心业务活动所赚取的资金（订阅收入、服务收入、产品销售收入）

• ——运营过程中产生的成本（工资、租金、软件、营销、托管）

创业初期，会计科目表要尽量精简。一家尚未盈利的初创公司可能只需要 20-30 个账户。以后可以随时添加更细致的分类。过早地过度设计会计科目表会导致分类不一致，浪费时间。

三大核心财务报表

所有这些记录的交易都会汇总到三份财务报表中，分别讲述您企业的不同故事：

损益表（利润表）

损益表显示特定时期（月、季度、年）的收入减去支出。它回答了“企业是盈利还是亏损？”这个问题。在这里，您可以找到毛利率、营业收入和净利润等指标。

资产负债表

资产负债表反映了企业在特定时间点的财务状况，包括其拥有的资产、负债以及两者之间的差额（所有者权益）。它回答了以下问题：“企业目前的财务状况如何？”

现金流量表

现金流量表追踪实际的现金流动——包括经营活动、投资活动和筹资活动。一家企业可能在损益表上显示盈利，但实际上却面临现金短缺，因此现金流量表至关重要。理解收入、利润和现金流之间的区别，是每位创始人必须学习的最重要的课程之一。

权责发生制会计与收付实现制会计

记录交易“计数”有两种方法：

特征	现金会计	权责发生制会计
已确认的收入	收到现金时	收入到账时（发票已发送）
已确认的费用	现金支付	发生时（收到账单时）
复杂	简单的	更复杂
最适合	非常早期的单人创始人	任何涉及应收账款/应付账款的企业
根据公认会计原则 (GAAP) 的要求	不（对于小型企业而言）	是的（对大多数公司而言）
已做好投资准备	不	是的

大多数初创公司在筹集外部资金之前都应该采用权责发生制会计。投资者和收购方都希望看到权责发生制财务报表，因为这种会计方式能更准确地反映经济现实。

例如，如果您在12月份向客户开具了1万美元的发票，但直到1月份才收到款项，权责发生制会计会将收入记录在12月份（即收入实现之时），这与实际完成的工作相符。

何时聘请簿记员或会计师

如果您的每月交易量少于 50 笔且业务模式简单，您可以自行记账。以下情况请考虑聘请簿记员：

• 每月交易量超过 50-100 笔

• 您有员工，需要进行工资核算。

• 您正在筹集资金，需要投资者认可的财务报表。

• 每月核对账目需要花费两个多小时。

• 您需要跟踪递延收入、预付费用或库存。

对于初创公司而言，兼职记账员的费用通常为每月 300 至 800 美元。兼职首席财务官（提供战略财务指导）的费用为每月 2,000 至 5,000 美元。

在公司年收入达到至少 500 万美元之前，不要聘请全职首席财务官——在此之前，一位优秀的记账员加上一位兼职首席财务官或会计师才是合适的组合。

资金追踪工具

市场上有很多优秀的云端会计工具，可以自动完成大部分记账工作：

• QuickBooks Online——小型企业的行业标准。功能强大，集成广泛，拥有庞大的会计师生态系统。最适合美国公司使用。

• 界面美观，支持多种货币，在美国以外地区也很受欢迎。非常适合国际创业公司。Xero — 界面美观，多币种支持强大，在美国以外地区广受欢迎。非常适合国际初创企业。

• Wave——一款免费的会计软件，涵盖发票开具和基本记账功能。非常适合创业初期资金有限的创始人。

• Bench——将软件与人工记账团队相结合。您连接您的账户，他们会为您进行分类。

• Pilot——专为初创企业设计的记账服务。他们负责所有事务，并提供每月财务报表。

无论你选择哪种工具，都要关联你的银行账户和信用卡，以便交易记录自动导入。手动录入数据会严重影响账目的准确性。

财务报告节奏

建立定期审查财务状况的习惯：

• 检查现金余额、未结发票和即将到期的账单。

• 审核完整的损益表，核对所有银行和信用卡账户，并将实际值与预算进行比较

• 审查资产负债表，更新你的审核资产负债表，更新现金流量预测 ，评估单位经济效益趋势

• 准备年度财务报表，与会计师合作处理税务事宜，制定下一年度预算。

许多创始人会在公司运营顺利时忽略财务审查，结果却在资金周转困难时措手不及。务必尽早养成这个习惯。每月一次的“财务星期五”，只需花费 30-60 分钟来回顾财务数据，就能挽救你的公司。

要点总结

• 复式记账法是必不可少的——它能确保账目平衡且无误。

• 您的会计科目表应该从简单开始，并随着您的业务发展而扩展。

• 理解所有三份财务报表：利润表、资产负债表和现金流量表。

• 在筹集外部资金之前，应先采用权责发生制会计。

• 使用 QuickBooks、Xero 或 Wave 等云端工具自动记录交易。

• 建立每周、每月和每季度的财务审查机制

常见问题解答

我可以用电子表格代替会计软件吗？

你可以先用电子表格，但每月交易量超过30笔左右后，它的可靠性就会下降。电子表格缺乏自动银行数据导入、对账工具和审计追踪功能。像Wave这样的会计软件是免费的，而且可靠性要高得多。大多数会计师都不会使用基于电子表格的账簿。

簿记员和会计师有什么区别？

记账员负责记录日常交易、对支出进行分类、核对账目并编制基本的财务报表。会计师（尤其是注册会计师）则提供更高层次的服务：税务筹划、财务策略、审计准备和合规性。你可以把记账员理解为数据录入层，而把会计师理解为分析层。

我应该何时从现金制会计转向权责发生制会计？

在以下任何一种情况下，您都应切换至权责发生制会计：您向客户开具的发票采用15天或30天的付款期限；您签订了预付年费合同；您正在筹集资金；或者您的收入超过100万美元。美国国税局要求总收入超过2500万美元的企业采用权责发生制会计，但投资者通常期望企业更早采用该会计方法。

如果我将个人财务和公司财务混在一起，我该如何追踪资金流向？

立即停止混用银行账户和信用卡。开设专门的商业银行账户和商业信用卡。这不仅是会计上的最佳实践，也是有限责任公司和股份有限公司维护责任保护的法律必要条件。每一分钱的商业收入都应该只通过商业账户进行流动。

我需要保留哪些财务记录，以及需要保留多长时间？

请妥善保管所有收据、发票、银行对账单、纳税申报表和合同。美国国税局通常要求您从提交纳税申报表之日起保留记录三年，但保留七年更为稳妥（如果存在重大少报，国税局可以追溯至六年前进行审计）。电子存储即可，无需纸质副本。